Conditions de location pour les réservations en ligne

Pour l’utilisation temporaire de nos salles d’événements. Les données propres à chaque réservation complètent ces conditions de location.

Nous voulons que la réservation et l’utilisation de nos salles soient aussi simples et peu bureaucratiques que possible pour vous. Pour que tout se passe bien et que nous puissions compter les uns sur les autres, il nous faut tout de même quelques règles contraignantes.

1 Réservation et paiement

L’accord de réservation précise la salle réservée, l’objet de l’utilisation, la date, les horaires d’utilisation, le prix total convenu et, le cas échéant, les prestations supplémentaires. Vous pouvez utiliser les salles pour l’objet convenu. Leur mise à disposition à d’autres organisateurs nécessite notre accord préalable.

Nous réservons votre date pendant deux semaines à compter de la réception de notre confirmation de réservation, qui indique la date de paiement exacte et les coordonnées de paiement. Le loyer doit nous parvenir en totalité dans ce délai ; pour les réservations régulières, le paiement du premier mois. Le contrat de location devient ferme dès que le paiement arrive dans les délais. Nous vous confirmons la réservation par e-mail. Sans paiement dans les délais, la réservation expire et nous libérons de nouveau la date.

Si l’événement commence dans ces deux semaines, nous convenons à l’avance d’un délai de paiement plus court. Pour les mois suivants des réservations régulières, les dates de paiement sont fixées séparément.

Si les horaires que vous souhaitez diffèrent de ceux proposés dans le système de réservation, contactez-nous directement. Nous ferons de notre mieux pour trouver une solution qui vous convienne.

2 Annulations et changements de date

Merci de nous communiquer les annulations ou les changements de date souhaités par e-mail, à l’adresse de contact indiquée dans l’accord de réservation. Pour le délai d’annulation, c’est la date de réception de votre annulation qui compte. Les délais se calculent à partir du début convenu de l’événement ; pour les événements sur plusieurs jours, à partir du début du premier jour. Le type de réservation indiqué dans l’accord de réservation fait foi.

Événements d’une journée et de plusieurs jours

Au moins un mois avant : aucun frais d’annulation.
Moins d’un mois mais au moins deux semaines avant : 50 % du loyer convenu de la salle.
Moins de deux semaines avant : 100 % du loyer convenu de la salle.

Événements d’une demi-journée

Au moins deux semaines avant : aucun frais d’annulation.
Moins de deux semaines mais au moins une semaine avant : 50 % du loyer convenu de la salle.
Moins d’une semaine avant : 100 % du loyer convenu de la salle.

Un mois est un mois civil ; une semaine correspond à sept jours civils.

Nous remboursons les paiements déjà effectués, déduction faite des frais d’annulation. Nous déduisons les dépenses économisées et les recettes d’une autre location pour la même période. Vous restez libres de prouver que nous n’avons subi aucun préjudice ou un préjudice nettement moindre. Les pourcentages ci-dessus portent uniquement sur le loyer de la salle ; les prestations supplémentaires sont convenues séparément.

Pour les réservations à l’heure ou régulières, nous convenons des conditions d’annulation séparément avant la conclusion du contrat. Pour les réservations régulières, nous fixons aussi la durée et les possibilités de résiliation. Un report de date est possible sur accord et selon les disponibilités. Les droits légaux de rétractation, de résolution et de résiliation restent inchangés.

3 Horaires d’utilisation, installation et rangement

La durée de location réservée comprend aussi l’installation, le rangement et le nettoyage. Prévoyez suffisamment de temps pour cela et rendez les salles au plus tard à la fin de la durée de location convenue. Une utilisation plus tôt ou une prolongation n’est possible qu’après accord préalable.

4 Nettoyage et restitution

Merci de laisser les salles rangées et propres. La vaisselle utilisée doit être lavée et remise en place, les tables essuyées, et les objets apportés ainsi que les déchets emportés. Sauf accord contraire, remettez aussi les tables et les chaises en place.

Nous pouvons vous facturer des frais de nettoyage supplémentaires conformément aux dispositions légales si vous ne remplissez pas, par votre faute, vos obligations de nettoyage. Seuls les frais nécessaires, raisonnables et justifiés sont facturés.

5 Soin, dommages et assurance

Merci de traiter nos salles et notre équipement avec soin et de nous signaler immédiatement tout dommage. Les modifications des salles ou de l’équipement, en particulier les clous, crochets et fixations aux murs, ne sont autorisées qu’avec notre accord préalable.

Vous êtes responsables des dommages dans le cadre des dispositions légales. L’usure normale due à l’utilisation convenue en est exclue. Notre propre responsabilité est également régie par les dispositions légales.

Nous vous recommandons de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur et de vérifier si les dommages aux salles louées et à l’équipement sont couverts.

6 Sécurité et respect des autres

Merci de garder les issues de secours et les sorties dégagées pendant toute la durée de l’utilisation. Les détecteurs de fumée et autres dispositifs de sécurité ne doivent être ni retirés, ni couverts, ni manipulés.

Le feu nu et les feux d’artifice sont interdits dans tout le bâtiment. Seule exception : les bougies sur un gâteau d’anniversaire, à condition qu’elles restent sous surveillance et soient entièrement éteintes après avoir été soufflées. Il est permis de fumer uniquement sur la terrasse.

Respectez les autres personnes qui utilisent le bâtiment. Les événements avec de la musique ou un niveau sonore élevé sont en principe possibles chez nous. Des formations et des séances photo ont toutefois lieu dans le couloir, c’est pourquoi nous demandons une attention particulière pendant la journée. Les règles légales en matière de bruit doivent être respectées.

En tant qu’organisateurs, vous veillez au bon déroulement de l’événement en toute sécurité et informez vos participants des règles qui les concernent. Les éventuelles autorisations nécessaires à l’événement relèvent de votre responsabilité.

7 Clés et fermeture

Nous convenons à l’avance avec vous de la remise et du retour des clés. Gardez soigneusement les clés remises et prévenez-nous immédiatement en cas de perte. Si la perte d’une clé vous est imputable, vous prenez en charge les frais nécessaires à son remplacement. Des frais de modification d’un système de fermeture ne s’appliquent que si ces modifications sont réellement nécessaires et effectuées.

Après l’événement, vous êtes responsables, en tant qu’organisateurs, de fermer les fenêtres et de verrouiller soigneusement les salles, le couloir et les deux sorties du bâtiment, en haut et en bas. Comme il y a déjà eu plusieurs cambriolages, vérifiez consciencieusement que toutes les portes sont fermées à clé. Tant que des personnes se trouvent encore dans le bâtiment, les issues de secours et les sorties doivent rester utilisables en toute sécurité. Si d’autres personnes utilisent le bâtiment en même temps, convenez de la fermeture avec nous.

8 Accords individuels

Les accords conclus individuellement priment sur ces conditions de location. Pour les compléments et modifications, voir l’e-mail ou le formulaire de contrat séparé.